Stockage archives, papiers, documents

Garder vos documents, dossiers et archives en sécurité, sans encombrer votre espace de travail ou votre habitation. Le stockage de documents et le stockage d’archives avec Location-gardemeuble.fr, est un excellent moyen de stocker ces papiers essentiels, qui ne peuvent légalement, pas être jetés. Ils ne sont pas nécessaires dans la vie de tous les jours, que ce soit pour un usage professionnel ou personnel.

Vous recherchez un lieu de stockage sécurisé pour votre archivage, pour des documents commerciaux, des dossiers fiscaux ou juridiques ?

Pour de la documentation personnelle ou pour un stockage de documents professionnels, optez pour un espace de stockage sécurisé, qui peut être équipé de rack et d’étagères.

Que cela concerne des dossiers, des classeurs, des contrats, des factures… Particuliers et professionnels sont obligés de les garder. On est tous confrontés à ce problème de place et de rangement. Ils prennent une place inutile dans vos locaux ou dans une pièce du logement.

Au lieu de louer des mètres carrés qui coûtent cher (un bureau en plus…), de réduire la surface opérationnelle ou d’utiliser un placard chez soi, la location d’un box de stockage est une bonne formule.

Cela permettra de conserver un environnement agréable, tout en pouvant consulter gratuitement vos documents. Donc, déménagez vos archives, faîtes appel à une solution de stockage externe.

Au fil du temps, les archives spécifiques et les papiers s’entassent. Trouver une solution pour stocker cette paperasse devient donc urgent.

Ne laissez pas les archives vous encombrer !

Le self-stockage, solution pour vos archives

Louer un box permet de protéger vos archives et vos documents. La location de box de stockage permet d’être dans les règles !

Comme toute entreprise le sait, il est essentiel de conserver certains documents, des fichiers, des dossiers au format papier... pour être en règle avec le fisc, le comptable et la chambre de commerce. Ou pour être en règle avec la protection des données. Vous devez conserver de nombreuses pièces pendant des années. Par exemple, les factures de fournisseurs ou de clients se gardent au minimum 5 ans. Elles ont une fâcheuse tendance à s’accumuler trop vite. Gardez à portée de mains, les documents récents et libérez de la place au sein de vos locaux, en optant pour un box d’entreposage.

Le stockage de ses papiers peut occuper une place précieuse dans votre bureau. Cette place pourrait être mieux utilisée. Vous pouvez manquer de bureau, d’espace commun, de salle de réunion… Un local professionnel n’est pas extensible ! Faut-il passer à un bureau plus grand ? Avec les contraintes de déménagement coûteux et les engagements de baux… Ou faire appel au self-stockage, solution bien plus pratique. Et, si vous déménagez dans un espace moins spacieux, plus petit ? Vous pourriez avoir besoin de place pour la conservations des dossiers confidentiels, ou pendant le transfert de bureau. Lors d’un changement de locaux, le self-stockage est bien utile. Avec les périodes que nous connaissons en 2020 et en 2021, le télé-travailleur est souvent à son domicile. Une maison ou un appartement n’est pas fait, habituellement, pour accueillir une paperasse trop élevée. Stocker des documents hors de vos locaux avec la location de box permet de rester serein.

A la maison, nous accumulons tellement de choses, dont nous pouvons pas nous débarrasser. Dossiers médicaux, documents personnels, papier de banque, d’assurance, sécurité sociale… et peut-être des magazines, des livres… Si vous manquez de place dans votre maison et que des boîtes s’accumulent, Location-gardemeuble.fr peut vous aider. En effet, vous pouvez conserver en toute sécurité, dans un garde meuble sécurisé, équipé de surveillance vidéo, d’alarme… En toute tranquillité, stocker vos papiers, ils sont bien gardés. Le système de contrôle des accès par badge ou par code personnel, la clé de votre espace privatif, vous garantissent également la sûreté de vos affaires. Bien protéger ses archives, dans un endroit surveillé est important. Disposer d’un lieu de stockage, protégé de la lumière et de l’humidité, est indispensable. Votre box de self-stockage vous apporte toutes ces choses.

Avantages des solutions de stockage Location-gardemeuble.fr

La confiance et l’expérience : Location-gardemeuble.fr a plus de 20 ans d’expérience dans l’industrie du self-stockage en France. Nous en avons loué des espaces de stockage pour que des gens, comme vous, stockent des archives ! Les possibilités de stockage sont nombreuses. Un box pour stocker est une bonne option.

La sécurité : Vous êtes la seule personne à posséder une clé pour votre pièce à archives. Il est bien sûr possible de la prêter à une personne de confiance, mais seulement, si vous le décidez. La sûreté de vos documents est donc garantie. Les centres de stockage proposés par notre site internet sont tous équipés d’alarmes, de la vidéosurveillance, de détecteurs de fumée (indispensable pour l’archivage papier), de contrôle d’accès… Une sécurité difficile à assurer au sein de vos locaux professionnels, de bureaux ou dans une maison individuelle.

Pas de limite dans le stockage de documents : que vous ayez 10 000 caisses ou boîtes à archives, ou 10 ? Nous fournissons un emplacement de stockage fiable, à partir de 1 m2 et jusqu’à plus de 100 m2 pour l’externalisation de vos documents. Vous êtes sûr d’opter pour la meilleure solution pour vos besoins de stockage. Vous avez un doute sur la taille ? Vous pouvez convenir d’un rendez-vous avec un conseiller pour organiser une visite privée. Cela permettra de choisir la superficie adéquate pour archiver les documents..


Pas de bail à long terme ou d’impôt : Pour du stockage provisoire, un stockage temporaire ou un stockage de longue durée, la location d’un box en garde meuble est flexible. C’est un filon souvent utilisé pour le stockage. Le contrat se renouvelle par tacite reconduction, sans dénonciation de votre part. Un préavis d’une durée de 7 ou 15 jours est suffisant pour arrêter la location d’un box. Il n’y a donc pas de contrainte de bail. Ce type de service n’est pas soumis à l’impôt sur les entrepôts. Pas de taxe supplémentaire. La durée de stockage peut ainsi être illimitée.


Pas de frais cachés : Vous payez un prix qui correspond au loyer mensuel et une assurance. Pour l’assurance, vous avez le choix : prendre celle proposée par le centre de self-stockage ou faire une extension de votre assurance personnelle. A vous de choisir. C’est une solution pratique et économique. En effet, pas de bail, pas d’impôts locaux, de charges, de taxe foncière, de taxe professionnelle. Vous pouvez bénéficier d’une offre gratuite sur le premier mois de location. C’est toujours bon à prendre ! Pour une offre de stockage intéressante, consultez les adresses surLocation-gardemeuble.fr


Accès gratuit : vous pouvez accéder à votre place de stockage 7 jours par semaine, 24 heures sur 24. En toute liberté, vous pouvez aller et venir quand vous avez besoin de documents administratifs. Nul besoin de nous prévenir de votre venue, vous gérez l’accès à votre box comme vous l’entendez. L’accès libre et gratuit permet une organisation facile dans la gestion de ses archives et pour stocker vos documents. Conserver les originaux est un jeu d’enfant.


Chargement et déménagement : Que vous optiez pour un box individuel dans un entrepôt sûr ou que vous preniez un container maritime étanche et robuste, déposer ou reprendre des articles est aisé. Dans le cas, d’un conteneur en location, sorte de solution en drive. Vous stockez vous-même vos affaires, ou avec un déménageur, dans un box accessible en véhicule utilitaire, en camion de déménagement. Le box est de plain-pied. Pas d’étages. Cela est très pratique en cas de cartons lourds. Dans le cas de la pièce de self-stockage dans un bâtiment. L’espace à louer peut-être en accès direct, en rez-de-chaussée ou en étage. Pour le stockage d’archives, nous conseillons l’étage. Les prix du garde meubles sont moins élevés. Un monte-charge dédié vous amène directement près de votre box. La zone de stockage en étage n’est accessible que par les clients au même niveau, pas aux autres. Des chariots, un chariot élévateur, des tirpalettes, sont à votre disposition gratuitement, pour faciliter la manutention et pour garantir la rapidité d’emménagement.


Pas frais de récupération : contrairement à de nombreux fournisseurs dans la gestion des archives, il n’ya pas de frais pour récupérer ou déposer des cartons, des dossiers, des pièces comptables ou autre. Pour une conservation à long terme avec plusieurs allées et venues, cela n’alourdit pas la facture.


Espace évolutif : la quantité de vos documents à archiver peut grandir dans le temps ou ponctuellement. Vous avez besoin d’un espace de stockage plus grand ou de taille moindre ? Du fait, d’une fin d’année comptable, ou parce que des archives sont devenues obsolètes. Plus la peine de les garder. En toute tranquillité, vous pouvez emménager dans un autre lieu, plus vaste ou plus restreint. Sans aucun frais de transfert. Cela permet de louer un box sur-mesure, en corrélation avec le volume des cartons, caisses et boîtes, que vous avez.


Box de stockage ventilé : choisissez ce qu’il y a de mieux pour protéger vos effets personnels ou professionnels. Pour une conservation optimale et vitale de vos papiers, le box est sain, bien sec, avec peu de lumière... pour un stockage de documents fragiles ou anciens. Les boxes d’archivage sélectionnés par Location-gardemeuble, préservent l’intégrité de vos documents. A l’abri des intempéries (pluie, incendie…), la pièce de stockage ou le container à louer assurent une sécurité optimale. Il n’y a pas de canalisation d’eau qui passe, ou autre désagrément.


Boîtes à archives, protection et emballage : Pour consulter vos archives dans les meilleures conditions, il est préconisé de bien les emballer. De nombreuses sociétés de box self-stockage proposent à la vente ou à la location des étagères pour l’archivage des factures, de bordereau..., des rayonnages métalliques, des boîtes pour l’archivage, du ruban adhésif, du film de protection… Tout le nécessaire pour bien agencer votre espace de rangement. Vous pouvez aussi mettre des armoires pour mieux ranger.

Service complémentaire : Des centres de self-stockage réceptionnent les colis à votre place. Vous pouvez par exemple faire parvenir des archives à l’adresse du fournisseur de stockage où vous avez un box en location. Un sms vous est envoyé dès que le colis est arrivé à l'agence. Ou vous recevez un appel téléphonique. Quelques sociétés proposent également de l’aide au chargement. Renseignez-vous auprès du responsable pour obtenir plus d’informations.

Conseils pour le stockage de documents et d'archives

Lorsque vous choisissez de déposer vos documents commerciaux dans un espace de stockage, suivez ces recommandations très utiles, afin de garder vos archives en ordre.

✅ Il faut étiqueter chaque boîte. Conservez une feuille inventaire pour retrouver facilement et rapidement un document spécifique. Faîtes une copie de cette feuille. Une sera gardée dans la pièce de self-stockage, l’autre à la maison ou au bureau.

✅ Soyez prêt à détruire des archives. Si un classement est effectué par date. Vous gagnerez un temps précieux quand il faudra faire un tri. Il ne sert à rien de conserver des documents obsolètes.

✅ Ne surchargez pas les boîtes à archives. Elles ne doivent pas être trop lourdes, au risque de se déchirer. Et l’accès aux documents doit être pratique. Surtout pour les archives courantes.

✅ Utiliser le bon matériel de stockage. Comment organiser les archives ? Par catégorie ? Par document ? Dans des cartons ou des tiroirs ? Pour garder vos dossiers, une entreprise de self-stockage met à la vente des cartons d’archives, des boîtes en plastique… Vous trouverez du contenant à archives dans les magasins de fournitures de bureau, dans les supermarchés… Un espace de stockage est évolutif. Aménagez-le comme vous le voulez. Le but est de ranger de façon à retrouver en un clin d’oeil, le dossier ou la facture, dont vous avez besoin. Et rapidement.

✅ N’oubliez pas l’assurance. Location-gardemeuble.fr répertorie des centres de stockage qui proposent des assurances pour couvrir les biens entreposés dans chaque local de rangement. Cela couvre le dégât des eaux, un incendie, le vol, etc. Une autre option possible pour assurer le stockage, est de faire une extension de son assurance habitation ou assurance professionnelle. Pensez à ne pas mettre de cartons directement au sol. Pourquoi ne pas mettre sur des palettes, pour prévenir d’un sinistre lié à l’eau.

On rêve tous de zéro papier. Mais la réalité veut que nous devons garder beaucoup de choses sur une courte période ou une très longue. Par exemple, le temps d’une garantie décennale. Bien sûr, cela va dépendre de votre activité. Études notariales, cabinet d’architectes, entreprises, avocats, comptables… Tous les professionnels sont plus ou moins envahies chez eux et cherchent des systèmes de stockage.

Combien de temps conserver vos documents ?

La durée de conservation des documents est liée à la durée pendant laquelle une action en justice peut être engagée par vous ou contre vous. Il est donc primordial de connaître ce point. Elles ont une valeur légale.

✅ Papiers à conserver pour les particuliers

Les durées de conservation sont différentes selon le type de document papier.

Assurance : Quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation originaux, preuves du règlement, contrat : 2 ans. Assurance-vie et dommages corporels : 10 ans.

Véhicule : Une amende, c’est 3 ans. Une facture liée à votre voiture, ou le certificat de cession, doivent être gardés pendant la conservation de ce dernier.

Banque : un chèque à encaisser, c’est 1 an et 8 jours. Un contrat de prêt immobilier ou un prêt à la consommation, 2 ans après la dernière échéance. Les relevés de compte et les talons de chèque, c’est 5 ans. Il est bon de savoir que vous pouvez contester un débit frauduleux jusqu’à 13 mois après, grand maximum. Ticket de carte bancaire peut être jeté une fois le relevé de compte en votre possession.

Famille : papiers de versement des allocations familiales, 5 ans. Les actes d’état civile, jugement de divorce ou d’adoption, contrat de mariage, livret de famille, les diplômes, sont à garder à vie.

Logement : facture de téléphone, facture internet, ou un certificat de ramonage, c’est une année. Facture d’électricité, de gaz, d’eau, 5 ans. Factures petits-travaux ou preuve de restitution d’une box internet : 2 ans. Factures gros oeuvres, charges de copropriété, PV assemblées générales : 10 ans. Un contrat de location de logement, un état des lieux, une quittance de loyer, c’est pour la durée de location auquel il faut ajouter 3 ans. Une attestation d’entretien de votre chaudière ou une échéance APL, c’est 2 ans. Un titre de propriété, à vie.

Impôts et taxes : Taxe habitation ou taxe foncière, 1 an ou 3 ans si il y a eu une exonération. Ou un abattement. Avis d’imposition, c’est 3 ans. Une déclaration de 2016 peut être jetée en 2020, pas avant.

Travail : un bulletin de salaire, un certificat ou un contrat de travail, c’est 3 ans. Avis d’imposition, c’est 3 ans. Une déclaration de 2016 peut être jetée en 2020, pas avant.

Document Assedic ou Pôle Emploi, c’est jusqu’à l’obtention de l’allocation. Titre de paiement de pension de retraite, c’est à vie. Un solde de tout compte, c’est 6 mois.

Santé : un remboursement d’assurance maladie ou maternité, c’est 2 ans. Les ordonnances, minimum une année. Pour une ordonnance de lunettes, c’est 3 ans, si vous avez plus de 42 ans, Et 5 ans, entre 16 et 42 ans. Carnet de santé, de vaccination, carte de groupe sanguin, certificats et examens médicaux, radiographies, c’est à vie.

Quels sont les papiers à garder à vie ?

En ce qui concerne le stockage archives papier à garder en permanence, il s’agit donc des actes d’état civile, jugement de divorce ou d’adoption, contrat de mariage, livret de famille, les diplômes. Un titre de propriété. Titre de paiement de pension de retraite. Carnet de santé, de vaccination, carte de groupe sanguin, certificats et examens médicaux, radiographies...

Délais de conservation des documents pour les entreprises

L’administration peut contrôler, soyez vigilant ! L’ensemble des documents doit pouvoir être fournis en cas de contrôle.

Les contrats liés à une relation commerciale, les documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire…) comme les papiers liés au transport des marchandises, la conservation légale est de 5 ans.

Une déclaration de douane : 3 ans.

Les documents relatifs à la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans

Une police d’assurance : durant le contrat, puis 2 ans après sa résiliation

La gestion du personnel (bulletins de paie, registre unique du personnel, contrats de travail, charges sociales) : entre 3 et 5 ans

Une cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.

Les contrats d’acquisition : 30 ans.

Factures clients, factures fournisseurs, contrats par voie électronique, toutes les correspondances commerciales comme un bon de commande, des bons de livraison : 10 ans.

Registres comptables et livres, pièces justificatives : 10 ans.

Impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, impôts directs locaux, cotisation foncière des entreprises, la TVA, la valeur ajoutée des entreprises : 6 ans.

Statut de votre société, d’un GIE ou association : 5 ans après la radiation au RCS ou de la perte de personnalité.

Compte annuel (bilan, compte de résultat et annexes…) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Convocations, pouvoirs, feuilles de présence, rapport du conseil d’administration ou du gérant : 3 ans.

Quand et comment détruire mes documents ?

Une fois le délai du document cité au dessus, vous pouvez jeter ces derniers.

Si cela concerne des documents sensibles. Utiliser un destructeur à papier. Il est possible de jeter dans une poubelle métallique ou en plastique ou un autre grand récipient, vos papiers. De remplir ce récipient d’eau. Ajouter de l’eau de javel. Touiller avec un bâton. Mettez bien feuille par feuille. Porter des vêtements adaptés lors de cette opération. En effet, les tâches d’eau de javel ne partent pas. Laisser mijoter 24 heures. Les feuilles doivent se décomposer. Un bon mixage de votre bouillie d’archives permet de ne lisser aucune trace. Après, récupérer la mixture et laisser là sécher au sol. Une fois sec, jeter les résidus dans un sac poubelle.

A quelles sanctions mon entreprise est exposée ?

En cas de non-conservation de documents spécifiques et de destructions avant le délai prescrit, il sera impossible de fournir les justificatifs. Votre entreprise peut avoir une amende de 5 000 euros. Article 1734 du Code Pénal des impôts. Pensez à la dématérialisation pour gagner de la place. Scanner vos documents. Optez pour la numérisation de certain dossier. L’archivage des documents sera d’autant plus facile.

Quel tarif pour le stockage archives ?

Le prix d’une location d’espace de stockage professionnel varie selon le lieu de l’entrepôt, de l’emplacement du box dans le centre, de la taille de la place de stockage…

Un local de stockage à louer de 3 m3 peut accueillir 8 m3 d’archives. A Paris, comptez environ 120 euros par mois. Dans une ville comme Challans, c’est 50 euros. Demandez un devis en ligne gratuitement pour obtenir l'estimation d’un box archivage proche de chez vous, à Lyon, Bordeaux, Nantes, Toulouse, Montpellier, Brest, Béziers, Lille, etc.

Pour les petits budgets, une solution économique est la location des conteneurs maritimes, qui sont accessibles de plain-pied. Même si les conditions sont meilleures dans un entrepôt, du fait de l’enveloppe du bâtiment, qui isole les murs (paroi double peau), cette formule n’est pas à négliger. Le container à louer de type maritime est réputé inviolable, étanche, anti-nuisible et utilisé pour sa capacité à stocker des marchandises dans des conditions extrêmes (le conteneur pour stockage doit être certifié).

Quels documents fournir pour louer un box pro ?

Un professionnel doit se munir des pièces suivantes pour conclure un contrat sans engagement :

Pièce d’identité

RIB de l’entreprise

Parfois chèque de caution, justificatif de domicile (pas exigés systématiquement)

Un moyen de paiement (carte bancaire, chèque)

Un extrait K-bis de moins de 3 mois.

Le pouvoir du gérant si la personne qui vient (signer) prendre possession du box à louer ne l’est pas.

Quels sont les chiffres clés de l'archivage ?

✅ Environ 58 % des sociétés françaises stockent leurs archives papier en interne

✅ La moitié des entreprises en France garde les archives papier dans des locaux inadaptés (tiroir de bureaux, caves, pièces non conformes etc.)

✅ 50 % des sociétés estiment que leur système de stockage ou d’archivage des données est saturé

✅ Une entreprise sur 2 craint de perdre des documents historiques de valeur

✅ 39 % des sociétés trouvent difficile de retrouver un document dans leur système d’archivage

Une question ? Un conseillerLocation-gardemeuble.fr, spécialisé dans le stockage, est disponible du lundi au vendredi de 9h à 18h. Ou par mail, aux plages horaires qui vous conviennent.

Autres choses utiles

Dans notre guide du déménagement, vous retrouverez des articles liés au stockage.

Sur le site Location-gardemeuble, les sujets sont variés et traitent de la façon de bien emballer et protéger ses affaires quand on va déménager ou entreposer ses biens personnels,

du bien-être lors du processus de déménagement, de la façon de bien vivre son déménagement car cela génère souvent du stress et de l'anxiété,

de la préparation de ce dernier. Et oui, avant de déménager, il y a beaucoup de choses à préparer avant le jour J : vendre des affaires, choisir un déménageur ou déménager seul...

Dans le guide, il y a aussi des conseils sur les déménagements courte ou longue distance en France métropolitaine, toutes les choses à ne pas oublier et les choses à faire rapidement ou dans plusieurs mois...

On a aussi des articles sur les dépenses liées à votre changement de situation, notamment le prix d’un déménagement ou des astuces pour économiser lors du transport de vos objets,

Vous retrouverez également des articles sur l’emménagement dans votre nouveau logis, comment se présenter à ses nouveaux voisins, comment installer une machine à laver, déménager dans une ville inconnue….

Nous traitons des sujets liés à l’entreposage avec des articles sur votre futur appartement et des travaux possibles à effectuer. Que faire comme travaux avant de vendre ? Ou sur le réaménagement intérieur...

Comme des articles et conseils pour les expatriés en raison de changement de vie, de voyage, d’une mutation, d’études ou pour le travail.