Self stockage : 7 étapes pour un budget réaliste pour 2013

Les vacances sont finies, c’est déjà la rentrée ! Pour votre budget garde-meubles, préparez-vous.

Étudiez soigneusement et prenez votre temps. En général, vous compléterez votre budget avant le 1er décembre. Réaliser un budget peut prendre environ 1 mois. L’idéal est de commencer mi-octobre.
Pourquoi la réalisation d’un budget est si importante ? Pour commencer, de nombreux investisseurs et banquiers en ont besoin. Un budget permet de prévoir les flux de trésorerie, de fixer les objectifs de croissance des revenus et créer un cadre dans lequel vous allez pouvoir gérer vos dépenses. Sans budget, il est facile de dépenser plus d’argent que l’on en reçoit.

Voici 7 étapes essentielles à la création d’un budget réaliste pour 2013 pour votre centre de self-stockage : 

 
1ère étape : Recueillir des données
Avant de commencer votre budget, passez un peu de temps à rassembler des données importantes. Si vous avez un comptable, demandez-lui les copies des pertes et profits de votre centre de self stockage des 2 dernières années, et pour l’année en cours. Vous devez également savoir quand les chèques des salaires des employés seront déduits l’année prochaine. Regardez aussi les contrats en cours qui se poursuivront en 2013. Cela peut inclure des engagements onéreux, un entretien préventif, des contrats internet…
Vous devez également avoir sous la main quelques rapports issus de votre logiciel de gestion de self-stockage, y compris le rapport  mensuel le plus récent. Il vous donnera les points de départ pour votre budget à venir, le taux d’occupation et le total des vos revenus locatifs. Il est également très utile de disposer d’un rapport historique qui montre différents mouvements : le nombre de boxes loué à la fin du mois, le nombre de contrats résilié, le nombre de boxes occupé, la somme totale des loyers perçue et les discounts (remises, promotions…) pour les 36 derniers mois. Vous pouvez aussi vous renseigner sur les prêts, les taux pratiqués, les incitations en cours…

2ème étape : Visite de la concurrence 

Réaliser votre budget est également le moment idéal pour rendre visite à vos concurrents. Comment se situe votre centre de self stockage en terme de qualité, de service, de valeur? Y a t-il des changements que vous pourriez faire en 2013 qui amélioreraient considérablement votre taux d’occupation ou vos revenus? Cela peut être l’ajout de boxes de stockage, ventilés ou non, des places de parking pour les bateaux, les caravanes, les camping car… l’achat de nouvelles enseignes pour améliorer la signalisation, l’embauche d’un salarié supplémentaire (dédié à la vente ou à l’entretien du site).

 

3ème étape : Réparation, maintenance et gros travaux

Après avoir visité vos concurrents, faites un tour approfondi de votre centre de self stockage. Il est important de se mettre à la place du client. Regardez votre centre de self stockage du point de vu du client.. Assurez-vous que tous fonctionnent, examinez l’état de votre signalisation, enseignes, les gouttières, le toit, les claviers, les portes et les caméras… Y a t-il des dommages sur l’asphalte ou de l’usure? Y a t-il des portes qui ont besoin d être réparées ? Faut-il effectuer des travaux de peinture pour rafraîchir le site ? Élaborez une liste de travaux à effectuer pour l’année prochaine. Puis demandez des devis pour en estimer le coût. L’idéal est de faire une liste de travaux par ordre de priorité et de séparer les petits travaux des gros travaux qui génèrent un investissement plus lourd. Une fois chiffrés,  vous y verrez plus clair.

4ème étape : Faites appel à des experts

Qui connaît votre centre de stockage mieux que vous? Votre manager de centre de stockage sur le terrain. Incluez votre manager dans le processus budgétaire. Demandez ce qu’il ferait différemment s’il en était le propriétaire. Le manager sur place a souvent de bonnes idées pour améliorer votre centre de stockage, mais hésite à être force de proposition parce que vous êtes le « propriétaire ». Votre manager de centre de stockage doit également être en mesure de vous fournir ses prévisions de croissance en terme de taux d’occupation des boxes et de prix de location pour l’année prochaine.
Si vous connaissez d’autres propriétaires de centres de self stockage dans votre région, appelez-les. Dans ce secteur, les gens sont généralement sympathiques et désireux d’aider les autres. Partagez vos opinions sur le marché, les prévisions, et demandez leur avis. Peut-être ont-ils des informations sur un concurrent potentiel … Autre solution, vous pouvez faire appel aux experts de location-gardemeuble.fr. Ils réalisent un audit de votre centre de self stockage. Un audit est essentiel dans votre activité. Il permet d’avoir une photographie neutre de l’état de votre centre de self stockage. Votre centre de self stockage pourra ainsi être évalué par des experts neutres et indépendants. Pour plus d’informations, envoyez un mail à info@location-gardemeuble.fr
 
5ème étape : Analyse des tendances
Analysez les tendances des domaines clés de votre centre de stockage au cours des deux dernières années. Cela vous aidera à faire une prévision plus précise pour les 15 prochains mois. Si vous avez un peu d’expérience avec Microsoft Excel, Word ou PowerPoint, créez des graphiques.
Je vous conseille d’établir des tableaux de suivi chaque mois et pour les 3 dernières années sur : le total de vos revenus, le total des charges,  le nombre de move-in (contrat de location), le nombre de move-out (contrat résilié),  le nombre total de m2 loués (taux d’occupation), le nombre de demandes reçu (phone-in, walk-in, web-in), le taux de pénétration des assurances par rapport au nombre de move-in, le panier moyen des ventes de marchandises par rapport au nombre de move-in ou de prospects…
 
Cherchez les tendances saisonnières, long terme et  court terme. Est-ce que le taux d’occupation arrive à son maximum fin juillet? La forte activité est-elle située entre mai et juillet? Avez-vous offert plus de promotions en été ou en hiver? Avec ces informations, vous pourrez planifier plus facilement l’année à venir.

6ème étape :  Les projections

Maintenant, les choses sérieuses commencent ! Pour estimer vos revenus locatifs, commencez par le prix moyen de vos boxes du dernier mois (par exemple 110€ pour un 6m2), ajoutez à ce prix moyen le nombre de move-in prévu pour le mois suivant, et déduisez le nombre de move-out (résiliation contrat, départ client) attendu. Si vous augmentez les prix des boxes déjà loués, ajoutez cette augmentation. Enfin, il faut soustraire le montant prévu pour les remises et les mauvaises payeurs (créances en pertes).
N’oubliez pas d’ajouter d’autres postes de revenus à votre budget. Par exemple, il est facile de prévoir des éléments tels que les pénalités de retard de paiement, les ventes de marchandises. Pour obtenir votre panier moyen de vente de marchandises, regardez vos 12 derniers mois, prenez  vos ventes de marchandises et divisez par le nombre de move in. (Astuces, en général les ventes de marchandises dans le self stockage représente environ 4 à 5% du montant total de vos revenus locatifs). N’oubliez pas, vos revenus sur les assurances, les locations de camions ou autres (domiciliation, location bureaux…). Un bon budget doit être précis.
Pour les dépenses, regardez le montant dépensé pour chaque poste au cours des deux dernières années. Pour de nombreuses catégories, vous pouvez simplement supposer un taux de croissance annuel, comme 3%. Pour le marketing, décidez si vous souhaitez dépenser plus ou moins l’année prochaine. Est-ce que les investissements de l’année dernière vous ont réellement apporté quelque chose ? Pour dépenser moins sur votre budget marketing, nous vous conseillons de référencer votre centre de stockage sur le site location-gardemeuble.fr. Le coût bas lié à une forte efficacité permet d’avoir un ratio frais marketing/nouveau client très attractif. En moyenne, un centre de stockage signe plus de 67 contrats de location/an.Ce qui vous apporte en moyenne 50 000€. Pour un investissement variant entre 150 et 300€ ht/an, pourquoi se priver !
Pour les éléments tel que les frais liés au carte de crédit et frais de gestion, calculez le pourcentage du chiffre d’affaires que vous avez payé l’année dernière et appliquez ce pourcentage aux prévisions des recettes de 2013.Utilisez aussi les contrats de l’année précédente en votre possession et la liste de maintenance créée précédemment pour prévoir vos réparations et le budget d’entretien.
Si cela n’est pas encore fait, vous devez avoir des tableaux de suivis, qui vous aideront beaucoup. Par exemple comme celui la :
 

7ème étape : L’examen final

Un bon test de cohérence pour votre budget est de faire des graphiques. Il ne doit pas y avoir d’écarts trop importants entre les lignes. Le minimum est de faire des graphiques pour :  le total de vos revenus, le total des charges, le nombre de move-in (contrat de location), le nombre de move-out (contrat résilié), le nombre total de m2 loués (taux d’occupation). Les graphiques devront ressembler à cela:
Les graphiques permettent d’avoir les tendances des dernières années et la prévision de 2013. Si cela varie considérablement, vous ne pouvez pas prévoir de chiffres réalistes.  Ne soyez pas trop optimiste sur vos recettes et trop pessimiste sur vos dépenses. Plus votre budget sera travaillé (tendances des autres années), plus il sera précis.
En espérant vous avoir aidé… 
 

 

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