Self Stockage : rapports opérationnels et financiers…

Dans le self-stockage, établir des rapports manuels peut-être une charge de travail supplémentaire mais cela est indispensable pour comprendre comment votre centre de location de box de stockage fonctionne. L’idéal est d’avoir un logiciel de gestion qui vous calcule automatiquement certaines données. Chaque manager de box à louer a besoin de rapports, de statistiques pour pouvoir piloter au mieux son efficacité opérationnelle et financière. Vos rapports vous aideront à prendre les bonnes décisions pour optimiser la rentabilité de votre centre de self-stockage.

Quels sont les différents rapports disponibles et comment ces rapports peuvent vous aider à améliorer votre centre de location de box.

Rapports opérationnels  

La plupart des logiciels de gestion dans le self stockage dispose de rapports de base, facilement accessibles. Au minimum, ces rapports doivent indiquer le numéro du box de stockage à louer, indiquant si ce box individuel est disponible ou occupé. Il indiquera aussi la date quand il y a un préavis de déposé ou une réservation. Cela vous permettra de faire votre lock check (contrôle complet de vos locations box de stockage).

Vous pourrez ainsi vérifier la cohérence entre votre rapport et la réalité. Est-ce que les box sont bien occupés ? Est-ce que les espaces de stockage libres le sont bien ? (important : un box vide doit toujours être fermé à l’aide d’un cadenas de votre société. Cela pour éviter le « squat » d’un box libre).

Votre rapport doit vous donner votre taux d’occupation et le nombre de box encore disponible. Vous serez en mesure de savoir ce qu’il vous reste à louer. Vous devez aussi avoir un rapport qui vous indique les clients qui sont à jour au niveau des paiements, ceux qui sont en retard, avec le nombre de jours de retard. Cela vous permettra de relancer les clients en retard de paiement, et de voir ceux qui sont très en retard. En fonction du nombre de jours de retard, vous pourrez soit faire une relance téléphonique, soit envoyer vos courriers de relance (lettre d’avertissement, lettre de mise en demeure, lettre de résiliation de contrat…).

Vous devez également avoir un rapport qui vous indique le prix moyen par taille de box loué. Vous pourrez ainsi augmenter certains clients qui louent à un prix bien trop bas. N’oubliez jamais votre rentabilité.

Rapports démographiques  

La majorité des logiciels comprend une analyse du code postal. Vous déterminerez facilement d’où viennent vos clients. Ce rapport indique aussi le pourcentage de particuliers et de professionnels. 

Certains rapports sont plus précis, ils peuvent vous donner des indications comme particulier/famille ou particulier/célibataire. Ou bien professionnel/commerce ou professionnel/bâtiment … Toutes ces informations sont à utiliser lors de vos campagne marketing, pour déterminer les publicités les plus efficaces.

Un autre rapport important est celui qui vous donne des informations sur vos concurrents. Si vous connaissez leurs tarifs garde-meubles, les caractéristiques des centres de stockage et la distance entre vos sites, vous pouvez prendre de nombreuses décisions, y compris les stratégies marketing, la tarification… Plus vous en savez sur vos concurrents, mieux vous serez préparés pour rivaliser avec eux. Vous pourrez avoir une longueur d’avance sur la recherche de nouveaux clients.

Un autre rapport est celui qui vous donne le taux d’occupation de chaque taille de box de location. Cela vous permettra de voir si votre espace de stockage de 3m2 est toujours loué à + de 90% ou que vos boxes de stockage de 12m2 sont souvent disponibles…. Vous pourrez ainsi gérer vos augmentations (pour les emplacements de stockage à fort taux de remplissage). Vous pourrez aussi voir s’il est judicieux de partitionner les grands boxes en petits locaux de rangement. Adaptez-vous à votre demande client. N’oubliez jamais votre rentabilité. En général, plus vous louez petit, plus le prix au m2 est élevé.

Les rapports opérationnels vous donnent de nombreux renseignements. Vous connaîtrez mieux votre clientèle, vos concurrents… Vous prendrez les meilleures décisions. Il existe beaucoup de rapports qui donnent une multitude d’informations. N’hésitez pas à les utiliser. Ils sont là pour vous aider à piloter votre centre de location self stockage efficacement.

Rapports financiers


Gérer un centre d’espaces sécurisé en location est impossible sans rapport financier. Vous devez savoir si votre centre de container de stockage ou de pièces individuelles est rentable.


Le rapport financier le plus important est le compte des profits et pertes (P & L). Chaque poste (recettes et dépenses) doit être détaillé. La personne qui utilise ce rapport doit être capable de comprendre de quoi il s’agit. Vous devez avoir un P&L mensuel et annuel. Vous pourrez ainsi voir facilement vos recettes et vos dépenses chaque mois et d’année en année. Il est indispensable pour piloter votre activité.

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Le rapport sur les revenus

Le détail de vos revenus permettra de savoir si vos actions sont rentables. Par exemple, vous faites une promotion sur vos cartons, avec ce rapport vous verrez facilement si vos ventes ont augmenté. Ce rapport indique généralement le total des revenus sur vos locations de box de rangement, les discounts, le total des ventes de marchandises…. Il comprend l’ensemble de vos revenus (domiciliation, pénalités de retard de paiement, frais de dossier, encombrants, frais d’ouverture de portes, assurances…).


Afin de mesurer les tendances de vos revenus, vous pouvez faire des graphiques simples.


Par exemple : 

Dépenses

Un rapport P & L contiendra également les postes de dépenses les plus utilisés. Par exemple, vous devriez être en mesure de suivre votre publicité, la masse salariale ou les salaires, les réparations, l’entretien, les coûts téléphoniques, juridiques, des marchandises, des assurances, les taxes… Si vous connaissez le montant de chaque poste, vous pourrez en déduire votre rentabilité. Vous pourrez aussi voir quels postes de dépenses augmentent ou diminuent
Il est très important de suivre ce rapport (P&L). Il vous permettra de réagir assez vite, avant qu’il ne soit trop tard. Sans ce rapport, vous ne saurez jamais si votre entreprise est rentable ou en perte.

Il existe de nombreux rapports issus de votre logiciel de gestion. Certains sont plus précis que d’autres. Meilleure sera votre connaissance de votre activité de location d’espaces de rangement, de votre clientèle… meilleures seront vos décisions.

Si vous ne comprenez pas les aspects financiers de votre centre de self stockage et de location de garde meuble, demandez conseil à des professionnels. Cela est très important car votre réussite, votre rentabilité en dépend. Utilisez à bon escient ces rapports. Comprendre la gestion financière fera la différence entre un centre de stockage box qui réussit sur le long terme et celui qui va vers l’échec. 

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