Paiement loyer box self stockage : réduisez cette tâche « pénible »

Le recouvrement est une grande partie du travail d’un gestionnaire de self-stockage. Il ne sert à rien d’avoir un manager qui loue beaucoup de box de stockage, si il n’est pas capable de percevoir les loyers. Relancer les locataires en retard de paiement est rarement  une tâche que votre manager fait avec enthousiasme. Idem pour vos locataires, il est rare qu’un client soit content qu’on l’appelle pour dire : « votre compte présente un retard de paiement ». Alors, que peut faire un manager de location de box pour rendre ce travail moins pénible pour lui mais aussi pour ses locataires de garde-meuble.

Dès le départ
Le recouvrement commence réellement dès le début de la location du box de stockage par un client. Lors de l’établissement du contrat de location de votre client, vous devez établir un dossier complet. Il ne doit pas y avoir d’exception. Vous devez impérativement obtenir un Rib et la photocopie recto/verso, de la pièce d’identité du titulaire du contrat. Vérifiez si la photo correspond bien à votre locataire. Demandez une adresse valide. Ne recopiez pas naïvement celle inscrite sur la pièce d’identité. Souvent, elle n’est pas à jour. Saisissez correctement les coordonnées du client informatiquement. Pas de fautes d’orthographes. Lors de la signature du contrat de location, il est important que votre locataire vérifie son nom, prénom, adresse… Vous devez également, lors de l’établissement du contrat de location, demandez une autre adresse, un autre numéro de téléphone (parent ou travail). Pour votre locataire, cela est un gage qu’en cas de changement de situation, il sera toujours joignable. Et, vous pourriez en avoir besoin si les numéros de téléphones de votre client ne fonctionnent plus et que les lettres de relances reviennent en Npai. En plus, de ce numéro d’urgence, il est important d’obtenir une adresse mail. Il s’agit d’un autre moyen de garder le contact avec votre locataire. 
Bien expliquer le contrat de location self-stockage
Maintenant que vous avez toutes les informations sur votre locataire, il est impératif d’expliquer le contrat de location. Vous devez clarifier de nombreux points.  Par exemple : le prix mensuel de la location, la date de paiement du loyer du box, qu’arrive t-il si le client est en retard de paiement, dire si le code se bloque en cas de retard, dire quand les lettres de relances sont envoyées, expliquer les éventuels frais additionnels, expliquer l’inventaire du box, puis la vente aux enchères, et que se passe t-il si le client doit encore de l’argent après la vente aux enchères. Inutile de vous rappeler que vous devez aussi expliquer à votre client le fonctionnement du centre de stockage, le règlement intérieur. Il y a des règles et il doit s’y conformer.  La réponse de votre locataire sera sûrement : « Oh ! je paie toujours mon loyer à la date demandée ». Dites lui, comme on dit souvent « cela n’arrive pas qu’aux autres ». Il arrive même que des locataires sans problème d’argent notable se retrouvent  en recouvrement, voir en vente aux enchères. Vous ne devez jamais présumez quoi que ce soit à la place de votre locataire. Ne pensez pas à sa place. Expliquez-lui tout. Ne pensez pas que votre locataire connaît le système de recouvrement. Tout cela doit être expliqué lors du contrat de location. Prenez l’habitude de le dire à chaque locataire. De cette façon, lorsqu’un locataire vous dira : « je n’ai jamais été averti ». Vous pourrez répondre en toute confiance : « Lors de la signature du contrat, vous avez été avertis ». 

Contrôler les informations

Une fois le contrat de location terminé, envoyez une lettre de remerciement à votre locataire.  Vous pouvez envoyer une lettre à l’adresse figurant sur le contrat de location et aussi un e-mail.  (la majorité des logiciels self-stockage a la possibilité d’intégrer un modèle type de lettre de bienvenue). Cela vous aidera à vérifier si les informations données sont à jour. Dans le cas contraire, appelez votre client et demandez les coordonnées (adresse ou mail) exactes.

Relancer les clients en retard

Les relances téléphoniques des clients en retard ne sont pas très ludiques. Cela est nécessaire. Vous devez établir des règles de relance précises et vous y tenir. Vous avez plusieurs méthodes. Certains managers vont relancer avant que la première pénalité tombe. D’autres vont attendre que la première pénalité soit passée. Pour moi, le mieux est de faire votre relance assez tôt. Avant la pénalité. Dès le 1er jour de retard, vous pouvez effectuer un appel « positif ». C’est-à-dire, vous relancez votre client en retard pour lui éviter les pénalités de retard. Essayez toujours d’avoir un maximum de clients en paiement CB auto. N’oubliez jamais de prendre des notes de vos appels dans les commentaires du compte client. 

La location de boxes de stockage et la perception des loyers sont liées. Minimiser ses impayés commence dès le contrat de location en garde-meuble.  Un client bien informé vous causera généralement moins de difficultés à l’avenir.  Vérifiez toujours les coordonnées de vos clients.  Soyez persévérant lors des relances téléphoniques.Bon courage !

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